國立中興大學圖書館九十一年度第一次組長會議紀錄
時間：中華民國九十一年一月二日 下午一時三十分
地點：圖書館會議室（舊理工大樓一樓）
主席：范館長
記錄：李麗美小姐
出席：廖組長玉英、吳組長中南、鄭組長玉婷、黃俊升代組長
討論暨主席決議及交辦事項：
壹、館長報告：
一、今（九十一）年本館工讀金暫以貳佰伍拾萬元（同去年）編列，各組所需工讀時數請廖組長玉英就去（九十）年十二月所編列之需求來計算，且同一服務點不可重複報支工讀時數；各組業務有淡季、熱季，所需工讀時數自行調整；各組編列工讀時數不可浮濫，更不要讓館長再去刪減各組工讀時數；本館各組所需工讀時數需待館長審查通過後才能執行。
二、決議事項：請館長室發函通知本館各組，經本館選出之本校各委員會代表（人評會、考績會、校務會議、校評會、福利社委員會），應在每次參加會議後，寫一書面報告或上網公告向本館同仁說明與會之內容。（麗美業於九十一年一月十五日發函通知本館各組及各代表之同仁）
三、有關本館重建小組敘獎事情，暫時緩議；請本館考績會職員代表陳天民先生、林彩兒小姐報告說明該會之特性功能供館長參閱。
四、請麗美提醒館長：再洽詢鄭總務長，羅偉哲先生是否應敘獎。
五、本館此次改任換敘考核甲等之比例是以50﹪為原則且不超過75﹪，本館依此比率計算及加上前一年度尚欠0.15累計約有三人需考乙等，各組受考核者之考績表，請各組組長於一月七日（星期一）前交館長室，以配合需於本（九十一）年一月十日前送至人事室辦理。
館長指示：請麗美電詢人事室：本館未改任換敘之退休人員鄭雪香組長、鄧俊英小姐、許麗珠小姐三位，於九十學年度是否為被考核者。（麗美已於九十一年一月八日洽詢人事室二組，黃小姐告知：本館三位退休同仁因未滿六個月，故九十學年度不受考核即無考績）
貳、各組業務報告：
一、館長室就部分追蹤事項報告：
（一）將修正後九十一年度之值班工讀時數最低需求及本館救災通報一覽表，於會中分送各組組長存查。
（二）依九十年七月十一日之組長會議館長指示：請各服務點提供現有館藏數據，如圖書借閱中心之中文圖書、西文圖書各有多少冊、供供OPAC查詢電腦有多少部；參考期刊中心之中文參考書、西文參考書有多少冊，中文期刊、西文期刊之現刊及過刊各有多少冊，供OPAC查詢電腦有多少部。
館長裁示：請各組於九十一年一月四日（星期五）前，將上述數據交至館長室彙整。（各組已於本年一月十日前交至館長室）
（三）依館長於九十年十一月五日口頭指示及十一月三十日組長會議館長指示：請典藏組研擬本校校友借書辦法。
館長說明：本人最近參加校外圖書館會議時，有學校提及校友借書不收保證金一事，而本校校友有收年會（請廖組長再確認）；洽詢目前國立大學有那些圖書館可辦理校友借書證；類似中區十一校聯盟借書辦法，應由各校圖書館之組長討論訂定。
二、鄭玉婷組長報告：
（一）有關九十一年度各組工作計劃報告是否可執行。
館長裁示：預定於下星期選一整個上午來討論。
（二）中文系於九十年十二月底前送來1,200冊圖書，並要求本館要在二至三天內完成登錄作業，本館雖於九十年十二月上旬發函各系所、單位，但似乎無法約束各系所，另尚有企管系雖有電話告知，至今還未將圖書送館核銷。
（三）何淑津小姐九十年十二月二十八日上午參加逢甲召開之大學電子書會議，逢甲景館長對此次流標提出三方案，擬於一月三日下午再召開會議討論，請示館長可否參加當天會議。（館長有事無法出席，請鄭玉婷組長出席。）
三、吳組長中南報告：
（一）有關九十年十二月二十八日宋雅玲、胡亦君、鐘杏芬參加中山大學圖書館於台中區舉辦「分散式學位論文共建共享系統移轉說明會」，已請三位參加者開會討論。
館長指示：請再與研教組討論，系所可採自由參加方式，阻力會較少。
（二）電子報問卷系統：由於廠商所賣之系統是package，本館已向廠商要求修正，並可於今年二月完成，而修正費用需另外再討論。本組內部已在運作，且需全館全力配合，另希望各組能派一名種子館員以成立一小組。另需再收集會員資料，會員資料將來可以由教務處轉入。（種子小組各組代表為採編組郭淑珍、期刊組黃俊升、典藏組徐秀珠、參考組陳天民、資訊組宋雅玲）
館長指示：目前迫切需要的是做個人化服務及以網路做問卷收集。有關會員資料之來源，學生部分可由教務處轉入，教師資料可向人事室索取。
（三）今後本館同仁至參考期刊服務中心值班時要注意：目前本館已提供一台掃描器（A3）供讀者使用，可減少讀者將期刊借出；另將再找時間訓練館員如何使用掃描器。
館長指示：期刊借出應慎重，將來要嚴格執行期刊、參考資料不外借。
（四）對於各組在線上諮詢問題時，請註明回覆之組別，以利日後統計評估。
（五）同仁值班時解答讀者各類型問題，請將問題及解答填入表單，以利參考組日後建置FAQ版面。
（六）本館網頁訊息隨時在更新，請本館同仁每天都進入瞧瞧，最近本館網頁新增EI engineer village 2、encyclopedia of life science。
館長指示：目前本館最缺中文字典、辭典，應在圖書借閱中心及參考期刊服務中心都放置中文、英文（可購Webster college版）字典各一本以方便讀者查檢。
四、廖玉英組長報告：
（一）糧作所修漏工程已完成驗收。
（二）有關書架驗收問題一事，已對廠商扣款且就其差額又罰了一倍。
館長指示：本館各組要引以為鑑。
（三）本館與國立台灣大學已簽訂互借圖書，自本（九十一）年一月一日至九十二年十二月三十日止計二年。
（四）本組於九十年十二月二十四日已驗收一台讀者自助借書機。
（五）空中大學已來函要求本館續約一事，請館長核示。
館長指示：暫緩續約。（茲因空中大學於九十年度仍有贈送七二五件光碟、錄音帶、錄影帶及十七冊中文圖書，且於去年空大學生只借出三九六冊圖書，今年館長會後同意續約，而明（九十二）年度續約需視今年度評估情形。）
（六）舊館尚存置有二部十噸冷氣機還未報廢，但還可用，且搬一部冷氣機費用為6,500元，請館長核示。
館長指示：請保管組報廢。（保管組已至舊館搬出，目前置於行政大樓地下室，尚待各單位是否有需要此大型冷氣機）
五、黃代組長俊升報告：
（一）本館於九十年十二月三十一日辦理全校二０００年西文期刊驗收作業時，發現一問題：各系所對收刊之情況與代理商連繫情形不是很好，而各館平時西文期刊之驗收未確實完成，致總館驗收時仍有收刊爭議，未來若各類型資料由本館辦統購時，如何處理；另中文期刊已於九十年十二月二十四日完成招標作業。
館長指示：可以一季做一次驗收，也可以發函方式告知院或系主任；本館將來再檢討該如何處理；另中文期刊部分也應告知承辦館員將來應注意，並留意要有數據或資料加以佐證。